✨Hành Chính Nhân Sự Là Gì?

Hành chính nhân sự là một vị trí không tạo ra doanh thu, nhưng là một vị trí không thể thiếu đối với một tổ chức/doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp hiểu rõ hơn về vị trí cũng như công việc, cơ cấu liên quan đến hành chính nhân sự mà bạn cần biết.Hành chính nhân sự là một trong những bộ phận quan trọng đối với mỗi tổ chức, bộ phận này không chỉ liên quan đến việc lưu trữ văn thư, lưu trữ thông tin và chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến thủ tục hành chính mà còn đảm bảo mọi hoạt động nhân sự trong tổ chức được diễn ra suôn sẻ.- Quản lý các văn kiện, hồ sơ và giấy tờ:

Tiếp nhận các công văn, các văn bản, các đơn thư hay các giấy tờ đề nghị được giử đến cho doanh nghiệp ,.. Ngoài ra, họ còn tiếp nhận các giấy tờ khác như: giấy xin phép nghỉ, giấy giải trình,… từ các thông tin của nhân sự.

Theo dõi các hoạt động có liên quan đến chế độ lương thưởng của nhân sự và cải thiện, duy trì văn hóa của doanh nghiệp.

• Lưu giữ các cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động:

Quản lý và lưu trữ các hồ sơ của nhân sự khi đã ký hợp đồng với doanh nghiệp, đây được xem là một trong những hoạt động chính của phòng hành chính nhân sự.

• Quản lý các tài sản, thiết bị chung của doanh nghiệp:

Quản lý, bàn giao và nhận bàn giao các thiết bị như các máy móc thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến các bộ phận/ nhân sự có liên quan.

Theo dõi và bảo trì các máy móc, thiết bị và đổi mới khi máy móc, thiết bị bị hư hỏng hoặc gặp vấn đề . Từ đó, bộ phận hành chính nhân sự sẽ làm giấy đề xuất để mua các sản phẩm cần thiết với mục đích phụ vụ cho công ty.

Hàng tháng bộ phận hành chính nhân sự cũng phải thực hiện kê khai các văn phòng phẩm theo yêu cầu của các phòng ban khác.

• Xử lý bảng lương:

Hỗ trợ bộ phận kế toán và xử lý bảng lương cho các phòng bang khác như theo dõi chấm công, làm danh sách lương , thực hiện thanh toán lương đúng hạn,… Hoạt động này thường có ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Hỗ trợ lễ tân:

Ngoài ra, bộ phận hành chính nhân sự còn hỗ trợ các hoạt động khác như công tác lễ tân (tiếp đón khách hàng khi đến công ty), tham gia các sự kiện của công ty,… nếu công ty thiếu vị trí này.Để một doanh nghiệp có thể hoạt động điệu quả thì bộ phận hành chính nhân sự thường được chia ra thành 4 bộ phận nhỏ khác nhau (tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp):

• Bộ phận tuyển dụng: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm cho việc tìm kiếm, thu hút và tuyển dụng nhân sự mới cho doanh nghiệp khi doanh nghiêp thiếu người ở vị trí nào đó. Để có thể thành công trong việc tuyển dụng, thì họ cần phải hiểu rõ nhu cầu của từng bộ phận, đưa ra những chiến lược phù hợp trên các kênh truyền thông và chọn lựa ra những ứng viên tốt, có tiềm năng nhất

• Bộ phận lương và phúc lợi (C&B): Để các nhân viên ở bộ phận khác có được tinh thân thoải mái và yêu quý công ty hơn. Thì bộ phận C&B là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng, điều chỉnh và cải thiện về chính sách lương cũng như phú lợi mà nhân viên được hưởng. Tuy nhiên, cần phải dựa trên điều luật lao động để có thể đảm bảo cân bằng tốt nhất cho người lao động và chính sách lao động

• Bộ phận hành chính: Bộ phận này có trách nhiệm bảo quản và quản lý các giấy tờ cần thiết như văn bản và tài sản của công ty. Bên cạnh đó, họ còn lên những cuộc hẹn với các khách hàng và tổ chức các cuộc họp cần thiết do bên trên chỉ đạo.

• Bộ phận đào tạo và phát triển: Bộ phận này công việc chủ yếu của họ là đào tạo, mở rộng kiến thức, nâng cao kỹ năng cho các nhân viên khác và đặc biệt là tạo điều kiện để họ năng cao năng lực để có thể tiến xa trong tương lai.